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員工檔案怎么管理 員工檔案管理辦法介紹

相關(guān)文章發(fā)表評論 來源:本站整理時(shí)間:2015/4/22 19:26:05字體大。A-A+

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作者:專題點(diǎn)擊:78次評論:0次標(biāo)簽: 檔案管理

  • 類型:行業(yè)管理大。15.9M語言:中文 評分:5.0
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員工檔案怎么管理?這是不少從事人事管理的朋友都比較關(guān)注的一個(gè)問題,本節(jié)內(nèi)容小編就為大家?guī)韱T工檔案管理辦法介紹,有需要的朋友趕緊來看看吧!

員工檔案管理辦法介紹

目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理,變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理,特制定本規(guī)章。

2  范圍

公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。

3解釋

人事管理檔案:指公司為加強(qiáng)對員工的管理,而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。

4  權(quán)責(zé)

4.1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé),各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4.2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集,并填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4.3 公司員工的人事管理檔案,必須是一級(jí)部部長(含)以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。

5  工作內(nèi)容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。

5.2 人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi),由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整,待員工經(jīng)試用期考核通過,正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核,發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索,以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件;對外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件;對營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí),應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)(一式二份),一份交對方,一份存入檔案袋(盒)查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后,人事管理專員應(yīng)在檔案袋(盒)上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容,依檔案材料分類目錄順序排列,各類資料以形成時(shí)間為序,分類裝訂,并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。

5.2.2   人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成,員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外,同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記,如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí),所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后,應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負(fù)責(zé)的態(tài)度,按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定,定期填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后,由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理5.3.1 有下列情形之一時(shí),方可查、借閱人事(管理)檔案:

a.了解所屬員工基本情況;

b.員工晉升、降職;

c.員工獎(jiǎng)懲;

d.員工調(diào)動(dòng)。

5.3.2查、借閱及復(fù)印人事(管理)檔案的手續(xù)5.3.2.1查閱人事(管理)檔案的手續(xù)

a.須查閱人員(管理)檔案時(shí),查閱人持所屬一級(jí)部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》,經(jīng)人力資源部長簽核后,即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事(管理)檔案,必須在檔案室內(nèi)完成;不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事(管理)檔案的手續(xù)

a.須借閱人員(管理)檔案時(shí),借閱人持所屬一級(jí)部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》,經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后,即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

b.人事(管理)檔案的借閱期限,一般為十五天,特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整,不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。

c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案,逾期未還者,檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

d.歸還檔案時(shí),檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對,并檢查檔案資料的完整性,確認(rèn)無誤后,在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e. 因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3確因工作需要,要求復(fù)印人事資料者,在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明,必須經(jīng)人力資源部長核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

5.3.3人事(管理)檔案的借閱及復(fù)印者,應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者,而對當(dāng)事人造成損失或不良影響者,責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4   離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔,按分類目錄排放裝訂,并在檔案袋(盒)上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者,應(yīng)提出書面申請,經(jīng)所屬一級(jí)部部長或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長為二個(gè)月。逾期未歸還者,按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金,罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料,備查。

5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔,及時(shí)記錄,及時(shí)錄入微機(jī),保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單,每月五日進(jìn)行月度匯總。

5.6.3每年一月份,對檔案進(jìn)行年度清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù),并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對,要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限:

a.       已辦理離職手續(xù)的員工,其人事管理檔案保存期為兩年,從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算;b.       未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員,其人事管理檔案保存期為三年,以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份,對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。

6. 相關(guān)表單

6.1 《人事(管理)檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

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現(xiàn)如今大學(xué)生就業(yè)前就會(huì)將檔案存放在指定地點(diǎn),就業(yè)后檔案就可以轉(zhuǎn)入自己的工作單位,檔案對于每個(gè)人來說都是非常重要的。那管理檔案的企業(yè)機(jī)構(gòu)會(huì)使用哪些檔案管理軟件呢,電子檔案管理系統(tǒng)哪些是大家習(xí)慣使用的呢?下面本站小編就為大家推薦一些最新好用的檔案管理軟件,希望能幫助各位更加方便快捷的展開工作。

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