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一、掃描工作的前期準(zhǔn)備
1.掃描工作的頂層設(shè)計(jì)
做好掃描工作的第一步是做好頂層設(shè)計(jì),即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工,明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門(mén)一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。檔案掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù),應(yīng)該對(duì)本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌,合理制定工作計(jì)劃。三是規(guī)劃好要掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對(duì)檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。
2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置
掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ),良好的配置可以提升掃描工作的效率。
首先是設(shè)備配置的問(wèn)題。檔案部門(mén)所存儲(chǔ)的檔案一般都是采用“三點(diǎn)一線”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為了保護(hù)檔案原件,也為了加快掃描速度,確保掃描質(zhì)量,建議選擇專(zhuān)業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備。此外,由于檔案掃描工作對(duì)設(shè)備的功能性要求根據(jù)檔案性質(zhì)不同而有所區(qū)別,過(guò)高的配置會(huì)造成資源的浪費(fèi),過(guò)低的配置也會(huì)導(dǎo)致掃描成果不符合要求。所以應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求,合理配置,提升設(shè)備的性?xún)r(jià)比。
其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門(mén)中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功能性的基礎(chǔ)上,兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過(guò)于復(fù)雜,勢(shì)必會(huì)降低工作效率,應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功能性之間尋找平衡點(diǎn)。
再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確,F(xiàn)階段的配置能夠滿(mǎn)足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性,避免設(shè)備因不能滿(mǎn)足發(fā)展的需求而過(guò)早地更新?lián)Q代。
3.規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)
規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一,以便于掃描人員在具體操作時(shí)能夠有據(jù)可依,以防無(wú)效勞動(dòng)的產(chǎn)生,造成人力、物力資源的浪費(fèi)。一是掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確,以防在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相扯皮,以及由于責(zé)任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程,確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,如掃描數(shù)據(jù)信息的保存格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。此外,還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度,確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
二、掃描工作中的注意事項(xiàng)
1.確保檔案實(shí)體的安全
在掃描過(guò)程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及工作人員的不當(dāng)操作,可能對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度的破壞。因此,應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù),確保檔案的安全。如將檔案掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi),以防止檔案從庫(kù)房中取出后溫濕度變化過(guò)大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理也應(yīng)注意,如防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制,比如不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結(jié)束時(shí),應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。
2確保掃描數(shù)據(jù)的安全
在掃描過(guò)程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中要經(jīng)常性地做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失,一個(gè)不經(jīng)意的誤操作,就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失,最好做到掃描機(jī)的專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用,以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹(jǐn)防泄密。檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體檔案更容易造成泄密與傳播,一張光盤(pán)或者一個(gè)U盤(pán)就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來(lái)的危害也就更為嚴(yán)重。因此,我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實(shí)保密責(zé)任,嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描機(jī)。
3.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)
對(duì)于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對(duì)掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過(guò)程中,由于失誤,可能會(huì)導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個(gè)別頁(yè)面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)查出,必將會(huì)給后續(xù)的利用工作帶來(lái)麻煩,因此應(yīng)該對(duì)掃描數(shù)據(jù)做好審查工作,謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來(lái)的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對(duì)于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無(wú)法使用的,要重新掃描;對(duì)于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除,但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對(duì)待,應(yīng)該檢查“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌,盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。
1.修復(fù)身份證制作問(wèn)題
2.優(yōu)化相機(jī)功能
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